Privacybeleid
Submira verwerkt alleen gegevens die nodig zijn om een aanvraag uit te voeren en veilig te beheren.
Tijdelijke verwerking
Submira.io, een dienst van ZENO, verwerkt aanvragen, documenten, uploads, antwoorden, formulierinzendingen, elektronische handelingen en gerelateerde metadata tijdelijk om de dienst te kunnen leveren.
Gegevenscategorieën
De dienst kan namen, e-mailadressen, telefoonnummers, bedrijfsgegevens, geüploade bestanden, ingediende documenten, formulierantwoorden, berichten, instructies, deadlines, betaalgegevens, IP-adressen, browsergegevens, apparaatgegevens, toegangslogs, auditlogs en technische metadata verwerken.
Doel van verwerking
Persoonsgegevens worden verwerkt om aanvragen aan te maken en te beheren, links en reminders te verzenden, inzendingen te ontvangen, downloads en exports aan te bieden, betalingen te verwerken, het platform te beveiligen, misbruik te voorkomen, support te leveren en aan wettelijke verplichtingen te voldoen.
Verwerkingsverantwoordelijke en verwerker
In de meeste gevallen bepaalt de verzender het doel en de inhoud van de aanvraag en treedt de verzender op als verwerkingsverantwoordelijke. Submira treedt op als verwerker door het technische platform te leveren. In beperkte gevallen kan Submira verwerkingsverantwoordelijke zijn voor account-, facturatie-, beveiligings-, analytics- en supportgegevens.
Juridische grondslag
De verzender is verantwoordelijk voor het waarborgen van een geldige juridische grondslag voor het verzamelen, delen en verwerken van persoonsgegevens via Submira. Waar van toepassing verwerkt Submira gegevens namens de verzender en daarnaast voor eigen legitieme operationele doeleinden voor zover de wet dit toestaat.
Toegang
Toegang tot aanvragen verloopt via unieke links en, indien ingeschakeld, een toegangscode. Ontvangers hebben geen account nodig. Gebruikers moeten zorgvuldig omgaan met links en codes, omdat iedereen met toegang tot een geldige link of code mogelijk informatie kan bekijken of indienen.
Bewaartermijn en verwijdering
Aanvragen, bestanden, antwoorden en gerelateerde gegevens worden verwijderd 10 dagen na de door de verzender ingestelde deadline of 10 dagen nadat de verzender de aanvraag handmatig sluit, afhankelijk van wat later plaatsvindt, tenzij een andere bewaartermijn wettelijk vereist is of uitdrukkelijk schriftelijk is overeengekomen.
Permanent verlies na verwijdering
Na verwijdering kunnen gegevens permanent onherstelbaar worden en mogelijk niet meer bestaan in een productieomgeving waartoe Submira toegang heeft. Gebruikers zijn verantwoordelijk voor het exporteren en opslaan van alle informatie die zij nodig hebben voordat verwijdering plaatsvindt.
Delen met dienstverleners
Submira kan gegevens delen met vertrouwde dienstverleners zoals hostingproviders, opslagproviders, e-mailproviders, sms-providers, betaalverwerkers, analyticsproviders, beveiligingsproviders en supporttools, uitsluitend voor zover dit nodig is om de dienst te leveren, te beveiligen en te verbeteren.
Internationale doorgiften
Gegevens kunnen worden verwerkt in landen buiten het woonland van de gebruiker. Waar vereist gebruikt Submira passende waarborgen voor internationale doorgiften in overeenstemming met toepasselijke privacywetgeving.
Beveiliging
Submira past commercieel redelijke technische en organisatorische maatregelen toe om gegevens te beschermen. Geen enkel elektronisch systeem, internettransport, clouddienst of opslagomgeving kan echter volledig veilig of continu beschikbaar worden gegarandeerd.
Cookies en analytics
Submira kan cookies, sessietechnologieën, analyticstools, beveiligingsmonitoring en prestatiemetingen gebruiken om het platform te laten werken, voorkeuren te onthouden, sessies te beveiligen, misbruik te voorkomen en de dienst te verbeteren.
Rechten van betrokkenen
Waar van toepassing kunnen personen verzoeken om inzage, correctie, verwijdering, beperking, overdraagbaarheid of bezwaar met betrekking tot hun persoonsgegevens. Sommige verzoeken moeten mogelijk worden afgehandeld door de verzender als verwerkingsverantwoordelijke.
Contactformulieren en support
Informatie die via contactformulieren of supportverzoeken wordt ingediend, wordt gebruikt om de vraag te beantwoorden, hulp te bieden, de dienst te verbeteren en waar nodig administratieve gegevens bij te houden.
Kinderen
De dienst is niet bedoeld voor gebruik door kinderen jonger dan 18 jaar, tenzij dit behoorlijk is toegestaan door een ouder, voogd, school, werkgever of andere verantwoordelijke organisatie.
Datalekken en incidenten
Als zich een gegevensincident voordoet, zal Submira redelijke stappen nemen om dit te onderzoeken, te beperken en getroffen klanten of autoriteiten te informeren waar toepasselijke wetgeving dit vereist.
Geen verantwoordelijkheid voor gebruikersinhoud
Submira bepaalt niet de inhoud, ontvangers of juridische grondslag van aanvragen die door gebruikers worden aangemaakt. Gebruikers blijven verantwoordelijk voor de persoonsgegevens en documenten die zij via het platform uploaden, opvragen, verzamelen of delen.
Contact
Privacygerelateerde verzoeken kunnen worden gericht aan Submira.io, een dienst van ZENO, via de contactgegevens die op de website van Submira beschikbaar zijn.