Algemene voorwaarden
Deze voorwaarden beschrijven het gebruik van Submira voor tijdelijke document- en formulieraanvragen.
Gebruik van de dienst
Submira.io, een dienst van ZENO, wordt gebruikt om documenten, bestanden, formulieren en gerelateerde informatie via unieke links op te vragen, te verzamelen, te uploaden, in te vullen, te ondertekenen, in te dienen en te beheren. Submira treedt uitsluitend op als technisch platform en controleert, verifieert, keurt of garandeert niet de inhoud, rechtmatigheid, juistheid of volledigheid van aanvragen, documenten, bestanden, formulieren, inzendingen of communicatie.
Verantwoordelijkheid van de verzender
De verzender is volledig verantwoordelijk voor de inhoud van elke aanvraag, de gekozen ontvangers, de verstrekte instructies, de ingestelde deadline, de juridische grondslag voor de verwerking van persoonsgegevens en naleving van alle toepasselijke wet- en regelgeving, contractuele verplichtingen en bewaarplichten.
Verantwoordelijkheid van de ontvanger
Ontvangers zijn verantwoordelijk voor het controleren van de aanvraag, het verifiëren van de verzender, het aanleveren van correcte informatie en het bewaren van eigen kopieën waar nodig. Submira garandeert niet dat een ontvanger een aanvraag opent, voltooit, ondertekent, uploadt, downloadt, indient of erop reageert.
Betaling
Voor het gebruik van betaalde functies, inzendingen, reminders of andere betaalde diensten kan voorafbetaling of betaling volgens het geldende prijsmodel vereist zijn. Terugbetalingen, ongebruikte tegoeden, mislukte betalingen, chargebacks en administratieve correcties kunnen naar beoordeling van Submira worden verwerkt, tenzij dwingend recht anders bepaalt.
Beschikbaarheid
Submira streeft ernaar de dienst beschikbaar te houden, maar garandeert geen ononderbroken beschikbaarheid, uptime, aflevering, opslag, toegang of foutloze werking. Onderhoud, updates, beveiligingsmaatregelen, storingen, fouten bij derden en overmacht kunnen de beschikbaarheid beïnvloeden.
Meldingen en reminders
E-mail- en sms-meldingen, reminders en links worden uitsluitend op basis van beste inspanning aangeboden. Submira garandeert geen aflevering, timing, ontvangst, routering, opening, reactie of succesvolle afronding van meldingen, reminders of berichten.
Unieke links en toegangscodes
Toegang tot aanvragen kan plaatsvinden via unieke links en, indien ingeschakeld, een toegangscode. Gebruikers zijn verantwoordelijk voor het zorgvuldig delen van deze links en het voorkomen van onbevoegde toegang. Submira is niet verantwoordelijk voor toegang die ontstaat door doorgestuurde, gelekte, geraden, gekopieerde, gedeelde of anderszins misbruikte links of codes.
Elektronische handtekeningen en goedkeuringen
Submira kan technische functionaliteit bieden voor elektronische handtekeningen, goedkeuringen, bevestigingen of akkoordverklaringen. Submira garandeert niet de juridische geldigheid, afdwingbaarheid, toelaatbaarheid als bewijs, authenticiteit, identiteitscontrole, bewijskracht of naleving van regelgeving van elektronische handtekeningen, goedkeuringen, bevestigingen, documenten of transacties.
Geen juridisch advies
Submira geeft geen juridisch, fiscaal, boekhoudkundig, arbeidsrechtelijk, regelgevend, compliance- of ander professioneel advies. Gebruikers zijn zelf verantwoordelijk om te bepalen of hun workflow, document, handtekening, toestemming, bewaartermijn en verwerkingsactiviteit voldoen aan toepasselijke wettelijke eisen.
Tijdelijke opslag en verwijdering
Aanvragen, documenten, uploads, antwoorden, inzendingen en gerelateerde gegevens worden tijdelijk opgeslagen. Tenzij de wet anders vereist of dit uitdrukkelijk schriftelijk is overeengekomen, worden deze gegevens verwijderd 10 dagen na de door de verzender ingestelde deadline of 10 dagen nadat de verzender de aanvraag handmatig sluit, afhankelijk van wat later plaatsvindt.
Back-ups en exports
Gebruikers zijn volledig verantwoordelijk voor het downloaden, exporteren, archiveren en back-uppen van alle informatie die zij willen bewaren voordat verwijdering plaatsvindt. Na verwijdering kunnen gegevens permanent onherstelbaar worden en heeft Submira geen verplichting om verwijderde informatie te herstellen, te reproduceren of beschikbaar te stellen.
Verboden gebruik
De dienst mag niet worden gebruikt voor onrechtmatige, frauduleuze, schadelijke, misleidende, beledigende, lasterlijke, inbreukmakende, spamgerelateerde, malwaregerelateerde, discriminerende of anderszins verboden activiteiten. Submira kan toegang opschorten, beperken of beëindigen wanneer misbruik, beveiligingsrisico’s of wettelijke overtredingen worden vermoed.
Gebruikersinhoud
Gebruikers behouden het eigendom van de inhoud die zij uploaden of indienen, maar verlenen Submira de beperkte rechten die nodig zijn om die inhoud te hosten, verwerken, verzenden, tonen, opslaan, beveiligen en verwijderen voor het leveren van de dienst.
Diensten van derden
Submira kan afhankelijk zijn van externe dienstverleners voor hosting, opslag, e-mailbezorging, sms-bezorging, betalingen, analytics, beveiliging, support en infrastructuur. Submira is niet verantwoordelijk voor fouten, vertragingen, storingen, beveiligingsincidenten of gegevensverlies veroorzaakt door diensten van derden.
Beperking van aansprakelijkheid
Voor zover wettelijk toegestaan zijn Submira en ZENO niet aansprakelijk voor verloren gegevens, verloren documenten, gemiste deadlines, mislukte meldingen, bedrijfsonderbreking, winstderving, juridische geschillen, boetes, reputatieschade, onbevoegde toegang, fouten van derden of indirecte, incidentele, bijzondere, gevolg- of punitieve schade.
Aansprakelijkheidsmaximum
Voor zover wettelijk toegestaan zal de totale gezamenlijke aansprakelijkheid van Submira en ZENO nooit hoger zijn dan het hoogste bedrag van EUR 100 of het totaalbedrag dat de klant voor de dienst heeft betaald gedurende de twaalf maanden voorafgaand aan de gebeurtenis die tot de claim heeft geleid.
Vrijwaring
Gebruikers vrijwaren Submira en ZENO tegen claims, schade, verliezen, boetes, kosten en juridische kosten die voortvloeien uit hun inhoud, ontvangers, instructies, misbruik van de dienst, privacyschendingen, inbreuk op intellectuele eigendomsrechten of schending van toepasselijke wetgeving.
Toepasselijk recht
Op deze voorwaarden is Nederlands recht van toepassing. Tenzij dwingend recht anders vereist, worden geschillen voorgelegd aan de bevoegde rechter in Nederland.